Comment calculer votre TCO : Total Cost of Ownership ?

Cet indicateur de gestion regroupe les coûts liés à l’acquisition et à l’utilisation d’un poste de travail pendant sa durée de vie. Le modèle Total Cost of Ownership prend en compte les coûts prévus au budget (directs) et non prévus au budget (indirects calculés et cachés) liés à la possession et l’utilisation d’un actif informatique au cours de sa vie.

Les coûts directs sont ceux qu’il est possible d’affecter immédiatement à l’acquisition, la possession et l’utilisation d’un serveur, d’un poste, d’un terminal mobile, etc. sans calcul intermédiaire.

Les coûts indirects sont ceux qui nécessitent un calcul intermédiaire pour être affectés. Les charges d’administration, les frais généraux, les frais d’entretien, de surveillance, d’assurance, etc. Ils vont devoir être répartis sur toutes les activités de l’entreprise y compris sur l’utilisation du parc informatique et son entretien. Cette répartition est complexe et souvent “réservée” aux grands groupes. Il existe de nombreuses méthodes pour calculer les coûts, lourdes à mettre en œuvre (ABC/ABM, UVA, imputation rationnelle).

Les coûts cachés sont des coûts qui n’apparaissent pas dans le système comptable. Ils sont très souvent fondus dans le coût des produits et des activités. Ils viennent la plupart du temps d’un dysfonctionnement humain, lié à l’organisation, au management, ou tout simplement à la nature humaine : l’absentéisme, le turn-over, l’arrêt de travail, la diminution de la performance et de la qualité…

Une étude IDC citée dans TCO : Avoir une vision à 360° (http://www.inform-industries.fr/parc-informatique-couts-caches/) démontre que les employés ont perdu en moyenne 5,8 heures de travail en raison de réparations sur leur ordinateur portable, 4,2 heures en raison de réparations de tablettes tactiles, et 6 heures en raison de réparations de terminaux mobiles, il faut voir plus loin ! En effet, au-delà de la réparation en elle-même, le préjudice le plus grave pour l’entreprise, ne se limite pas à la seule immobilisation du matériel durant le temps nécessaire à sa remise en état. Il convient de prendre en considération le temps perdu entre les premières manifestations du dysfonctionnement et la prise de relais par les techniciens. Il faut aussi mesurer les problèmes immédiats auxquels le collaborateur a été confronté ! Imaginez ce qu’il advient lors d’une présentation à un client si la tablette ne répond plus… L’incident nuit à la crédibilité de l’entreprise… Comment chiffrer alors le déficit d’image ? Or, calculer le Coût total de Possession (TCO) de vos équipements informatiques, c’est prendre en compte le problème dans toutes ces dimensions ! Pour réduire le Coût total de Possession (TCO) de vos ordinateurs portables, smartphone et tablettes, peut-être faut-il accepter l’idée de vous orienter vers des équipements durcis. Plus résistants, plus fiables, ils connaissent un taux de casse sept fois inférieur aux équipements « classiques ». Certes, ils sont plus chers à l’achat, mais en lissant le coût d’acquisition sur la durée de vie constatée des solutions durcies, le surcoût se justifie pleinement…. Si l’on s’en réfère à une récente étude menée par le cabinet IDC, il apparaît que le taux de panne annuel moyen des ordinateurs portables est de 18 %. La fréquence des défaillances augmente année après année, à mesure que l’équipement est utilisé. Ces dysfonctionnements impliquant les interventions de techniciens, le changement de certains composants ont un coût. Le cabinet IDC a tenté de la calculer. Il apparaît ainsi que le coût de réparation d’un ordinateur portable atteint 295 $ en moyenne et qu’il s’élève pour un smartphone ou une tablette à 224 $. En multipliant ce chiffre par le nombre d’ordinateurs, smartphones et tablettes présents dans votre parc informatique, vous commencez à avoir un ordre d’idée du coût visible de cet équipement…

Il existe plusieurs méthodes de calcul du TCO (Gartner, Interpose…) et le TCO, est différent pour chaque société et varie notablement. Le cabinet de conseil Gartner, père du concept TCO (Total Cost of Ownership), estime le coût de possession annuel d’un PC classique sous Windows entre 5700 à 11 900 euros, celui d’un assistant personnel à 2 700 euros/an sous Palm Os et 2 800 euros/an sous Windows CE et celui d’un smartphone (PDA + téléphone mobile) à 4 400 euros par an. Le cabinet IDC évalue le TCO annuel d’un terminal client léger entre 2500 à 3100 euros. Citrix, éditeur de solutions de clients légers estime que le TCO d’un PC en réseau sous Windows s’élève à 54 000 euros sur 5 ans. Ce dernier prétend que sa solution permet de réduire ce TCO jusqu’à 57 %. 

L’étude du parc de postes de travail (4 676 Mac et 5 338 PC sous Windows.) d’une université australienne, menée par le Gartner a montré que le TCO d’un MAC était 36 % moins élevé que celui d’un PC, soit 3 015 dollars australiens (1 764 euros) de frais de fonctionnement par Mac contre 3 540 dollars (2 071 euros) par PC.

Enfin, il faut préciser que l’évaluation du TCO (Total Cost of Ownership) d’un poste de travail au sein d’une grande entreprise peut coûter jusqu’à 25 000 euros. Un tel budget d’étude ne se justifie que pour l’optimisation des coûts d’un parc de plusieurs dizaines de milliers de machines.

Cas de calcul TCO

Lors d’un atelier réalisé avec des étudiants en classe de SIO, nous leur demandons d’équiper une salle de 20 postes à leur convenance en prenant en compte l’existant. Puis nous estimons les charges indirectes et recherchons les coûts cachés. Même en estimation rapide le TCO est 50 % au-dessus du coût initialement prévu. C’est un élément à prendre en considération pour décider entre une location équipée, un partage de ressources ou un investissement

* Allocation de frais généraux dont loyer au prorata de la surface de la salle info